Remplacer Excel par un CRM

Les signes que le fichier est devenu le travail

• Deux versions circulent, et personne ne sait laquelle est vraie.
• Une couleur ou un commentaire tient lieu de statut.
• La relance dépend de la mémoire de la personne qui a le fichier ouvert.
• Un départ en congé bloque les devis, parce que le classeur est sur une machine.
• La direction demande un chiffre que le fichier ne peut pas produire sans une soirée de copier-coller.

Ce qu'Excel fait encore très bien

Un calcul ponctuel, une liste tenue par une seule personne, un export que l'on retravaille : Excel gagne. Le CRM ne remplace pas le tableur de simulation. Il remplace le classeur qui est devenu la base commerciale de l'entreprise.

La page plus large remplacer Excel parle des opérations, pas seulement de la vente. Ici, le sujet est le pipeline.

Migration sans recopier la grille

Reprendre les colonnes telles quelles produit un Excel avec un login. On commence par les états d'une affaire : nouveau, devis envoyé, relance, gagné, perdu. Ensuite seulement les champs. Les doublons se traitent avant l'import, pas après, sinon le CRM naît déjà faux.

L'historique utile est celui qui sert encore : dernier échange, montant, prochaine action. Vingt onglets de 2016 n'ont souvent aucune valeur. On le dit avant de les migrer.

Questions

Quand faut-il remplacer Excel ?

Quand plusieurs personnes doivent modifier le même suivi, que les droits n'existent pas, et qu'une information commerciale se perd entre deux fichiers.

Peut-on garder Excel à côté ?

Oui pour les calculs et les exports. Non comme deuxième base des affaires : deux sources redeviennent le problème de départ.

Qui décide des colonnes ?

Les gens qui vendent, avec Byte Force pour séparer un champ utile d'une habitude de mise en forme.